B. L'ORGANISATION DE LA CIEC
La CIEC est composée de sections nationales de chacun des 16 Etats parties. Chaque gouvernement désigne les membres de sa section nationale, qui sont choisis parmi les chefs des services d'état civil et les juristes spécialisés dans le droit des personnes et le droit international exerçant dans les ministères intéressés, la magistrature et le monde universitaire.
Ces sections nationales jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement de la CIEC. Elles sont notamment chargées de promouvoir les buts de l'organisation sur leur territoire national et de proposer de nouveaux travaux et thèmes d'études.
La réunion de l'ensemble des sections nationales forme l' Assemblée générale qui se réunit en principe deux fois par an, au printemps à Strasbourg et au mois de septembre dans l'un des pays membres. L'Assemblée générale est seule compétente pour adopter les conventions et les recommandations préparées par la CIEC, les décisions étant prises à la majorité simple des voix.
La CIEC dispose également d'un Bureau se composant des présidents de toutes les sections nationales, et d'un secrétaire général , désigné pour trois ans et rééligible, qui exécute les décisions prises par la CIEC, assure la liaison avec les sections nationales et coordonne les publications. L'actuel secrétaire général est un Français : M. Paul Lagarde, professeur d'université. Il a succédé en 2000 à un autre français, M. Jacques Massip, Conseiller à la Cour de Cassation et secrétaire général de la CIEC de 1994 à 1999.
La langue de travail officielle de la CIEC est le français .
C. LES TRAVAUX DE LA CIEC
D'après l'article 1 er de son règlement, la Commission internationale de l'Etat civil « a pour objet de favoriser l'échange d'informations entre les officiers de l'état civil ».
A cette fin, elle :
- procède à toutes études et travaux, notamment à l' élaboration de recommandations ou projets de conventions tendant à harmoniser dans les matières relatives à l'état et à la capacité des personnes, à la famille et à la nationalité, les dispositions en vigueur dans les Etats membres et à améliorer les techniques des services chargés de l'état civil dans ces Etats ;
- constitue et tient à jour une documentation législative et jurisprudentielle exposant le droit des Etats membres dans lesdites matières ;
- fournit en fonction de cette documentation des renseignements aux départements ministériels, postes diplomatiques et consulaires de chacune des parties ;
- coordonne son action avec celle d'autres organismes internationaux et favorise les relations avec les organismes intervenant dans les matières qui intéressent l'état civil ;
- peut, dans les domaines de sa compétence, instaurer une collaboration avec des Etats tiers afin de favoriser la coopération entre ceux-ci et les Etats membres.
Proposés par les sections nationales, les travaux de la CIEC sont préparés par des sous-commissions et des groupes de travail, avec l'assistance du secrétariat général.
Depuis sa création, la CIEC a adopté 30 conventions multilatérales , instruments juridiques contraignants. Le dépositaire de conventions, dont actuellement 23 sont en vigueur, est le Conseil fédéral suisse.
Parmi les conventions élaborées par la CIEC, on peut citer la convention n° 3 sur l'échange international d'informations en matière d'état civil, la convention n° 6 relative à l'établissement de la filiation maternelle des enfants naturels, la convention n° 7 tendant à faciliter la célébration des mariages à l'étranger, la convention n° 14 relative à l'indication des noms et prénoms dans les registres de l'état civil ou encore, la convention n° 18 relative à la reconnaissance volontaire des enfants nés hors mariage.
La dernière convention, relative à la communication internationale par voie électronique, a été signée à Athènes le 17 septembre 2001.
L'objectif des conventions est soit d'harmoniser le droit matériel des Etats membres en matière d'état civil, soit de faciliter le fonctionnement de l'état civil à travers les frontières, à l'aide notamment d'annexes plurilingues, rendant ainsi plus aisées les formalités pour les personnes séjournant à l'étranger.
Confrontée au problème du nombre croissant de langues à utiliser dans les formules plurilingues, la CIEC a élaboré la convention n° 25, signée à Bruxelles le 6 septembre 1995, créant un système de codage numérique des mentions figurant dans les actes et documents d'état civil. Les conventions adoptées depuis cette date prévoient des annexes établies en ce sens (par exemple, le certificat de vie et le certificat de nationalité).
Depuis 1958, la CIEC a également adressé aux Etats membres huit recommandations visant l'amélioration du fonctionnement des services d'état civil, l'harmonisation des actes et des extraits d'actes de l'état civil, la publicité des registres, l'informatisation de l'état civil, la coopération en matière d'aide administrative aux demandeurs d'asile.
Elle constitue par ailleurs, pour les domaines de sa compétence, une documentation relative à la doctrine, la législation et la jurisprudence des Etats membres. Elle élabore des rapports de synthèse sur des questions d'actualité (par exemple, la fraude en matière d'état civil, état civil et convention européenne des droits de l'homme, transsexualisme, enregistrement des enfants mort-nés...). Elle a édité un guide pratique international de l'état civil qui donne un aperçu de l'organisation générale des services d'état civil dans les Etats membres et détaille, à travers des questions et réponses précises, les dispositions législatives et réglementaires dans de nombreuses matières.
Parmi les travaux actuellement en cours, on peut citer ceux relatifs à la reconnaissance des noms, à la transmission automatique des décisions en matière matrimoniale, à l'état civil des nationaux à l'étranger, à la fraude.
La CIEC collabore avec d'autres organisations et a conclu des accords de coopération avec le Conseil de l'Europe, la Conférence de La Haye de droit international privé, le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés et l'Union européenne.