Les recommandations
Privilégier une centralisation des notes par un acteur unique
Les notes émanant de l'administration centrale ont toutes leur légitimité et leur utilité. Elles sont écrites par des services ou des ministères qui ne peuvent pas systématiquement coordonner leur production.
Au sein de la Police Nationale, on sait que l'Inspection Générale de la Police Nationale (IGPN) joue d'ores et déjà un rôle « d'auditeur interne ». D'ailleurs, lorsqu'elle effectue l'audit d'un commissariat, l'IGPN vérifie que les notes d'instruction ont été portées à la connaissance de l'ensemble du personnel. Par son recrutement, mais aussi ses prérogatives, ce corps connaît parfaitement les habitudes et les contraintes de la Police Nationale.
Une structure comparable pourrait centraliser l'ensemble des notes et procéder ensuite à leur diffusion auprès des unités. De plus, un tel fonctionnement du système lui permettrait d'optimiser ses capacités de contrôle de la bonne mise en oeuvre des directives de l'administration centrale.
Bien entendu, il ne s'agit en aucun cas d'un pouvoir d'instruction (qui est celui du chef concerné), mais bien d'un pouvoir d'optimisation de la transmission des notes.
Au sein de la gendarmerie, les directives émises par les différents bureaux de la Direction Générale de la Gendarmerie Nationale sont diffusées aux unités avec toute la légitimité de leur expertise sur chaque sujet. Malgré la prise en charge des notes par les échelons intermédiaires jusqu'au niveau élémentaire, il pourrait exister une structure en charge de la coordination des notes émises par les différentes administrations et du relais vers les unités pour une bonne application des dispositions prévues.
Développer la dématérialisation des notes d'information
Le très grand nombre de notes émanant des administrations centrales et l'obligation faite aux fonctionnaires de police ou gendarmes d'en prendre connaissance nuisent assurément au bon fonctionnement de ces organisations. Afin d'alléger le flux de circulation des informations, il serait préférable de procéder uniquement à une transmission électronique de ces documents.
§ dans la Police Nationale, qui utilise la Main Courante Informatique (MCI), elles pourraient, par exemple, apparaître - sous une forme rendue opérationnelle - avec la note de prise de service qui apparaît automatiquement lors de l'ouverture de l'application,
§ dans la Gendarmerie Nationale, il conviendrait d'accélérer le déploiement de l'intranet dans les groupements avant de donner également accès à ce réseau, ainsi qu'à la messagerie aux brigades territoriales.
En tout état de cause, les notes de pure information ne nécessitant pas une mise en application immédiate sur le terrain pourraient faire l'objet d'une simple mise sur le réseau intranet de l'unité concernée (commissariat ou brigade).
Par conséquent, il est primordial que, pour chaque note, un degré d'importance ou d'urgence soit attribué par le service centralisateur de l'administration centrale avant l'envoi dans les unités. Le support choisi sera, lui aussi, adapté au degré de priorité et d'urgence.
Un exemple aux Etats-Unis : la mise en place d'une bibliothèque électronique en ligne pour la Police Nationale 76 ( * )
La bibliothèque électronique en ligne de la police est un référentiel centralisé, accessible en ligne, muni d'un moteur de recherche (par mot clé) pour l'ensemble des règlements, procédures, normes et formulaires. Elle améliore l'efficacité de l'organisation en mettant à disposition des policiers et des personnels civils des services de police un accès instantané à des informations à jour et vitales.
Récapitulatif des recommandations
Basées sur les bonnes pratiques observées et les propositions pragmatiques proposées par les nombreux interlocuteurs rencontrés, les recommandations sont classées en deux catégories, conformément aux deux volets prévus par l'audit : l'organisation et les processus d'une part ; les systèmes d'information d'autre part.
|
Organisation et processus |
|
§ Mener une étude sur un mois des notes issues de l'administration centrale § Former une équipe transverse centrale ayant pour mission d'accompagner les Directions centrales dans leur communication vers le terrain § Centraliser vers cette équipe les notes avant diffusion aux unités pour mise en conformité avec les principes de pragmatisme qui fonctionnent sur le terrain § Faire rédiger un volet « opérationnel » aux notes, faisant office de synthèse directement exploitable par les unités § Déterminer un service centralisateur des instructions ayant l'autorité nécessaire pour attribuer un degré d'urgence ou d'importance à chaque note ainsi qu'un niveau hiérarchique de destination |
|
Systèmes d'information |
|
§ Systématiser la circulation électronique des notes sur la Main Courante Informatique (MCI) et intégrer les éléments clés issus des notes expresses ou de service dans BB 2000 (Situation de Prise d'Armes) § Mettre à disposition de l'ensemble des unités de gendarmerie les notes d'information placées sur intranet ainsi que leur volet opérationnel |
* 76 Cet exemple est développé en annexe.