LES NOTES D'INSTRUCTION : UNE ABONDANCE QUI AJOUTE À LA CONFUSION PLUTÔT QU'ELLE NE FACILITE LE TRAVAIL DU TERRAIN
Les éléments observés sur le terrain
La prolifération des instructions de l'administration n'améliore pas l'efficacité des unités
Chaque semaine, l'administration centrale rédige un certain nombre de notes - jusqu'à 40 par mois - à destination des unités départementales. Elles proviennent aussi bien du ministère de l'Intérieur ou de la Défense que du ministère de l'Equipement par exemple. Le champ sur lequel ces notes peuvent porter est très vaste : nouvelles dispositions réglementaires ou légales, modifications statutaires, demandes de renseignements, informations sur le matériel, notes explicatives sur un outil informatique...
Enfin, leur niveau de rédaction ne permet pas toujours une compréhension rapide et opérationnelle : il est nécessaire de procéder à une réécriture pour adapter le discours au public visé (gestionnaires, responsables, agents de terrain).
Exemple : dans un commissariat, le commissaire en charge du Service de Police de Proximité diffuse rarement les notes telles qu'elles lui sont envoyées. Il établit son propre tri et effectue une seconde rédaction plus opérationnelle pour les notes qu'il souhaite voir mises en application. Parmi les notes reçues le même jour par ce commissaire, il est possible de citer :
§ une demande de surveillance accrue du trafic des palettes (émanant du ministère de l'Equipement),
§ l'amitié franco-roumaine,
§ la mise en place des nouveaux modes de calcul des infractions au Code de la Route,
§ une explication d'une partie de la LOPSI.
Selon lui, seules les deux dernières pouvaient être réellement mises en application par ses unités. Au préalable, il a souhaité les rédiger dans des termes plus compréhensibles. Ce commissaire préfère également diffuser les notes au sein de l'intranet du commissariat plutôt que de devoir faire éditer autant d'exemplaires papier que de brigades.
Exemple : dans un commissariat, le commandant responsable du Service de Police de Proximité, a décidé de mettre en oeuvre en février 2003 une note d'instruction qu'il « avait trouvé intéressante » dans sa précédente affectation. Cette note date de septembre 2001 et il aura donc fallu la rechercher dans les archives.
Un traitement différencié entre la Police Nationale et la Gendarmerie Nationale
La Préfecture de Police envoie régulièrement des « notes réflexes » qui synthétisent l'information en s'assurant du caractère directement opératoire.
Dans la Police Nationale (hors Préfecture de Police), les notes sont, en revanche, envoyées sans filtrage aux unités. De surcroît, les chefs de service doivent s'assurer que l'ensemble du personnel a bien lu l'intégralité de ces notes. Dans la réalité, les gardiens de la paix lisent rarement ces documents - quand ils leurs sont transmis. Un commissaire de police considère qu'il ne peut donner à lire « des notes rédigées par des spécialistes sur-diplômés à des agents de terrain généralistes et d'un niveau tout juste équivalent au bac », un autre estime que près de la moitié des notes est jetée dès réception.
Devant ce flux de notes d'instruction, chacun, au niveau local, fixe un degré de priorité. Peu de notes ont une mention d'application immédiate. Le chef de service local décide donc de la priorisation de chacune d'entre elles.
Dans la Gendarmerie Nationale, les documents sont centralisés et synthétisés pour constituer des « notes expresses » ou « notes de services » transmises par la voie hiérarchique. Par ailleurs, chaque directive de l'administration centrale est reprise, si besoin, par les légions ou les groupements dans un format facilement exploitable par les unités élémentaires. De fait, aucune note ne parvient aux unités sans que l'administration centrale, ni la voie hiérarchique ne se soient souciées de son caractère opérationnel.
Exemple : dans un groupement de gendarmerie, une circulaire interministérielle sur les substances suspectes est reprise sous forme de « note expresse » : elle récapitule les principes généraux et fournit une marche à suivre aux unités destinataires. Plus tard, c'est un « transmis » que le groupement joint à la circulaire de la Direction Générale de la Gendarmerie Nationale sur la remontée d'informations judiciaires, car le commandant du groupement désire attirer l'attention de ses subordonnés sur certains points qui intéressent particulièrement sa circonscription.