II. DES FORMALITÉS SOCIALES QUI, EN DÉPIT D'EFFORTS RÉCENTS DE SIMPLIFICATION, SONT ENCORE TROP DISSUASIVES POUR LES PETITES ASSOCIATIONS
1. Un ensemble complexe de formalités liées à l'embauche et à l'emploi de salariés par les associations
Parallèlement au paiement des cotisations et contributions sociales exigibles, les associations sont, au même titre que les autres employeurs de droit privé, astreintes à diverses obligations 3 ( * ) définies par le code du travail . Il s'agit, principalement, des formalités suivantes :
a) La déclaration unique d'embauche
A l'occasion de l'embauche d'un salarié, une association employeur doit le déclarer auprès de plusieurs organismes sociaux, pour que l'intéressé puisse disposer des droits sociaux qui sont les siens ( article L. 320 du code du travail ).
Afin d'éviter à l'employeur d'envoyer à chacun de ces organismes des informations parfois identiques, et dans un souci de simplification, les déclarations concernées ont déjà été regroupées dans un formulaire commun : la déclaration unique d'embauche . L'employeur envoie cette déclaration à son URSSAF qui retransmet ensuite les informations utiles aux différents organismes destinataires.
LES FORMALITES regroupées dans la déclaration unique d'embauche (DUE) :
la déclaration préalable à l'embauche ;
la déclaration d'une première embauche dans un établissement ;
la demande d'immatriculation d'un salarié à la Sécurité Sociale ;
la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage ;
la demande d'adhésion à un centre de médecine du travail ;
la déclaration d'embauche du salarié auprès du centre de médecine du travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
la demande d'exonération des cotisations patronales pour l'embauche du premier salarié 4 ( * ) ;
la déclaration en vue d'appliquer l'abattement des cotisations patronales pour l'embauche d'un salarié à temps partiel ;
la liste des salariés permettant le pré-établissement de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales).
LES DESTINATAIRES des informations regroupées dans la DUE :
l'URSSAF (destinataire initial, qui retransmet ensuite aux organismes suivants) ;
l'INSEE ;
l'ASSEDIC ;
la Caisse régionale d'assurance maladie ;
la Direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle ;
le Centre de médecine du travail ;
l'Agence nationale pour l'emploi.
b) Le registre unique du personnel
L'association employeur doit tenir un registre unique du personnel sur lequel figurent, dans l'ordre d'embauchage, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l'établissement à quelque titre que ce soit. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauchage et de façon indélébile ( article L. 620-3 du code du travail ).
c) L'obligation d'un contrat de travail écrit en cas de travail à durée déterminée ou à temps partiel
Conformément aux dispositions du code du travail, un contrat de travail est obligatoirement un contrat écrit, en cas de travail à durée déterminée ( article L. 122-3-1 ) ou de travail à temps partiel ( article L. 212-4-3 ).
d) La remise d'un bulletin de salaire au salarié
Lors de chaque paie, l'employeur doit remettre au salarié, et à titre de justificatif, un bulletin de paie ( article L. 143-3 du code du travail ).
e) Les déclarations au titre de la médecine du travail et des garanties de ressources accordées aux travailleurs privés d'emplois
L'association employeur doit également déclarer son salarié au titre, d'une part, de la médecine du travail et, d'autre part, du régime des prestations visées à l'article L. 351-2 du code du travail (revenu de remplacement des travailleurs privés d'emploi).
f) Les déclarations périodiques devant accompagner le règlement des cotisations de sécurité sociale et d'assurance chômage
L'association employeur doit accompagner le versement périodique des cotisations dues à la sécurité sociale et à l'assurance chômage de bordereaux récapitulatifs .
Par ailleurs, l'employeur doit obligatoirement déclarer, chaque année avant le 31 janvier, et pour chaque salarié, l'ensemble des rémunérations versées l'année précédente, à l'occasion de sa déclaration annuelle des données sociales (DADS) . Ces informations constituent une base fiscale et sociale indispensable pour garantir les droits des salariés. Les données servent à de multiples interlocuteurs :
la CNAMTS, pour vérifier les droits à l'assurance maladie, tarifier et prévenir les accidents du travail ;
les URSSAF, pour contrôler la bonne application des cotisations de sécurité sociale et de l'assurance chômage ;
les ASSEDIC, pour contrôler les comptes employeurs à l'assurance chômage ;
les régimes d'assurance vieillesse (de base et complémentaires), pour calculer les droits à la retraite ;
la Direction générale des impôts, pour vérifier les déclarations d'impôts sur le revenu et de la taxe sur les salaires ;
l'INSEE, pour établir des statistiques sur l'emploi et les salaires ;
le ministère de l'Emploi, au titre de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés.
2. Des efforts récents de simplification : « Impact emploi association »
Conscientes des difficultés occasionnées aux bénévoles gestionnaires des associations par la complexité de ces formalités sociales, la Direction de la sécurité sociale et la branche recouvrement du régime général de la sécurité sociale (URSSAF) ont récemment conçu une solution visant à les simplifier.
« Impact Emploi Associations » est un logiciel d'assistance à l'accomplissement des formalités sociales et fiscales liées à l'emploi, pour les associations ayant recours aux services de 9 salariés au plus . Développé initialement par l'URSSAF de la Manche et six URSSAF partenaires, il est mis gratuitement à disposition d'un tiers, dénommé « tiers de confiance » 5 ( * ) , qui effectue, à l'aide de cet outil informatique, l'ensemble des déclarations sociales et des bulletins de paie pour le compte de l'association adhérente au dispositif (cette dernière n'ayant donc pas à acquérir les matériels et les logiciels). Le tiers de confiance peut toutefois demander une participation financière à l'association.
Chaque mois, l'association transmet à son tiers de confiance le nombre d'heures travaillées et le montant de la rémunération brute versée à son (ses) salarié(s). Le tiers de confiance effectue alors l'intégralité des formalités correspondantes à l'aide du logiciel (déclaration unique d'embauche, contrat de travail, bulletins de paie...) et procède au décompte des cotisations et taxes dues. Les données sont ensuite envoyées, par transferts automatisés et sécurisés, aux différents organismes publics et sociaux concernés.
Avec l'accord préalable de l'association, le tiers de confiance peut également assurer le télé-règlement des contributions, des cotisations et des salaires dus par cette dernière.
De son côté, l'URSSAF locale forme le tiers de confiance à l'utilisation du logiciel et assure, en ligne, la mise à jour de celui-ci en fonction de l'évolution de la législation ou de la réglementation applicable.
L'article 73 de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2002, codifié depuis au II de l'article L.133-5 du code de la sécurité sociale , a habilité les URSSAF et autres organismes locaux de sécurité sociale, à organiser ce service. Conformément à la convention d'objectifs et de gestion conclue entre l'Etat et l'ACOSS en avril dernier, la généralisation de cette offre de services dans l'ensemble des URSSAF de France est effective depuis la fin de l'année dernière.
3. Des démarches encore trop dissuasives pour les petites associations
Votre rapporteur a tenu à apprécier personnellement, sur le terrain, les conditions d'application de cette solution développée par les URSSAF .
A l'occasion de sa visite à l'URSSAF d'Arras, elle a pu ainsi constater l'intérêt incontestable de l'outil « Impact emploi association » pour l'automatisation des formalités et déclarations liées à l'embauche ou à l'emploi d'un salarié, ainsi que la satisfaction des associations utilisatrices.
Néanmoins, votre rapporteur a également relevé les limites d'un tel outil par rapport aux besoins des petites associations , pour lesquelles l'obligation de passer par l'intermédiaire d'un tiers de confiance, ainsi que la facturation, par ce dernier, de chaque acte effectué 6 ( * ) , constituent des contraintes dissuasives.
En dépit de ce premier effort de simplification, les petites associations sont donc encore rebutées par la complexité des formalités sociales . La plupart d'entre elles hésitent ainsi à embaucher et doivent parfois recourir, à leurs corps défendant, à diverses astuces pouvant se situer à la limite de la légalité.
Or, ces mêmes associations sont également confrontées aux exigences croissantes de leurs membres ou de leurs usagers, qui les conduisent à devoir « professionnaliser » sans cesse davantage leurs services, et donc à embaucher les compétences correspondantes.
La situation actuelle n'est donc pas satisfaisante pour les associations, ni pour leurs gestionnaires bénévoles. Elle pénalise également les personnes qu'elles seraient susceptibles d'embaucher, ainsi que les organismes sociaux qui se trouvent, de ce fait, privés de cotisations sociales supplémentaires .
Dans ce contexte, la proposition de loi visant à la création d'un chèque-emploi associatif, destiné à simplifier les formalités sociales à la charge des petites associations, est donc particulièrement opportune et bienvenue.
* 3 Le particulier employeur d'une aide domestique échappe, de droit, à la plupart de ces obligations (qu'il utilise ou non le « chèque-emploi services » pour payer cette aide).
* 4 Pour les embauches antérieures au 1 er janvier 2002.
* 5 Les tiers de confiance peuvent être des structures comme les maisons ou guichets des associations, maisons de pays, comités sportifs, comités départementaux du développement de l'emploi associatif...
* 6 Selon les informations communiquées à votre rapporteur à l'occasion de cette visite, certains tiers de confiance n'hésitent pas à facturer aux associations jusqu'à 25 euros l'édition de chaque bulletin de paie.