LE GUIDE DU TÉLÉTRAVAIL DANS LA FONCTION PUBLIQUE
Dans le contexte de la crise du covid-19, le Gouvernement souhaite à l'automne 2020 rédiger un guide sur le télétravail dans la fonction publique .
Après avoir fait face à l'urgence en mars 2020 en généralisant le télétravail pendant le confinement, l'objectif est de diffuser de bonnes pratiques dans un contexte où la situation sanitaire reste incertaine.
La DITP est missionnée à ce sujet en septembre 2020. Comme d'usage, elle désigne un cabinet de conseil pour l'accompagner.
I. DES PRESTATIONS EFFECTUÉES PAR UN SOUS-TRAITANT DE MCKINSEY : LE CABINET ALIXIO
La prestation a été attribuée en septembre 2020 à McKinsey , via le lot n° 1 de l'accord-cadre de la DITP. Trois commandes ont été passées jusqu'en décembre 2020, pour un montant total de 235 620 euros .
L'exécution des prestations a été déléguée par McKinsey et intégralement assurée par le sous-traitant Alixio , un cabinet spécialisé dans le conseil en ressources humaines.
Le guide est public et est consultable sur Internet 473 ( * ) , sans qu'il mentionne le rôle des cabinets de conseil dans sa rédaction (voir infra ). Il est accompagné d'une vidéo promotionnelle d'environ une minute, également réalisée avec l'appui d'Alixio.
Ce guide a pour objectif de diffuser les bonnes pratiques pour l'organisation du travail en équipes mixtes (à la fois en télétravail et en présentiel). Il comprend aussi des conseils managériaux plus généraux sur l'organisation de réunions ou le management par objectifs.
Il est divisé en deux parties, la première étant un recueil de bonnes pratiques « clé en main » à destination tant des managers que des agents.
Exemple de bonne pratique du guide du télétravail
Je suis manager...
... je manage un collectif
J'organise l'activité de mon équipe
Je prends connaissance du document-cadre de ma structure et je m'y réfère pour organiser le télétravail dans mon équipe.
Je pilote la réflexion collective en termes d'organisation du travail. Pour chaque activité de mon équipe, j'identifie, avec mes collaborateurs, les freins pour les réaliser à distance, et je cherche à les lever le cas échéant. Le télétravail n'est pas efficace pour toutes les activités : j'identifie avec mes collaborateurs celles qui s'y prêtent le mieux.
Je m'assure que les objectifs de l'équipe sont bien partagés. Je veille à la coordination avec les équipes avec lesquelles nous interagissons le plus souvent.
Je suis agent...
... je suis membre d'un collectif
Je partage avec mes collègues les informations qui leur sont nécessaires
Je communique mon calendrier de télétravail et je renseigne l'agenda partagé.
J'informe mes collègues sur la manière dont ils peuvent me joindre et je note les coordonnées téléphoniques des personnes avec lesquelles j'interagis le plus souvent.
À distance, je travaille en autonomie. Je n'hésite pas à solliciter l'ensemble des ressources -outils, collègues...- de mon administration, comme lorsque je suis en présentiel.
La seconde partie du guide contient douze fiches d'animation de réunion , qui s'adressent également aux managers et aux agents. L'approche est participative et pédagogique avec des cases à cocher, des cadres à remplir ou des feuilles à découper.
Exemple de fiche d'animation d'une réunion
Au cours de sa mission, Alixio envisage l'ouverture d'une plateforme de consultation des agents publics . Cette proposition n'est toutefois pas retenue par la DITP , qui écrit : « par le passé, nous avons travaillé avec [Make.org] sur ce genre de consultations. [...] C'est très (trop ?) dans l'air du temps et il faut coordonner les exercices pour qu'ils ne se [phagocytent] pas » 474 ( * ) .
II. UNE « CO-CONSTRUCTION » ENTRE ALIXIO ET L'ADMINISTRATION
La démarche de création du guide du télétravail a été une initiative de l'administration à la suite du premier confinement , et plus particulièrement de la DITP et de la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP).
Au départ, la mission d'Alixio se résume à être « en réaction / contre-proposition par rapport à de la matière existante et déjà produite par la DGAFP et la DITP , ainsi qu'en apport de valeur sur l'aspect design » 475 ( * ) .
L'administration nourrit d'ailleurs le cabinet de conseil en lui transférant les documents disponibles « sur étagères ».
À titre d'exemple, la DITP transmet à Alixio, le 8 septembre 2021, le bilan du 31 juillet 2020 sur le télétravail pendant le confinement, rédigé par la DGAFP . Le guide du télétravail doit s'inscrire dans la même « lignée » , en respectant les prérequis suivants : « relation de confiance [...], autonomisation / responsabilisation des agents, [transformation] managériale, impact sur la culture de travail ».
La DITP précise au cabinet de conseil que ce « document est strictement confidentiel » et qu'il ne doit pas être diffusé.
Alixio rédige les premières versions du guide du télétravail, ensuite relues par l'administration .
Les échanges sont nombreux avec la DGAFP et la DITP, qui joue son rôle de pilote. Le 30 septembre 2020, un agent de la DITP écrit ainsi à Alixio : « je joins également [...], pour votre bonne [information], le retour qui nous avait été fait de la DGAFP - remodelant [beaucoup], le guide, parfois en changeant même l'approche. Après échanges avec eux, nous avons pris un certain nombre de leurs remarques en considération, mais laissé de côté d'autres points ».
Le projet de guide est également présenté à Mme Amélie de Montchalin , ministre de la transformation et de la fonction publiques. Elle l'a d'ailleurs confirmé lors de son audition du 19 janvier 2022 : il ne s'agit « absolument pas d'un guide écrit en chambre, qui aurait été mis en oeuvre sans aucune appropriation ». « J'ai moi-même travaillé avec les organisations syndicales sur le sujet ».
À titre d'exemple et selon la DITP, la ministre a « clairement demandé à ce qu'on retire le terme “kit de survie” de la [présentation] », la DITP proposant de le remplacer par un vocabulaire plus neutre (« Les essentiels » du télétravail) 476 ( * ) .
Au début du mois d'octobre 2020, la ministre fait part, toujours selon la DITP, de sa volonté de « publier le guide au plus vite » pour « le joindre à la circulaire sur le recours » au télétravail dans la fonction publique 477 ( * ) .
Cette circulaire sera finalement signée le 7 octobre 2020. Elle renvoie bien à un « kit sur les bonnes pratiques en matière de télétravail », qui est « mis à la disposition de tous les managers de proximité, pour les accompagner dans cette démarche » 478 ( * ) .
L'un des enjeux de la mission d'Alixio est de présenter l'organisation retenue pour le télétravail dans le secteur privé et de s'en inspirer, tout en respectant les spécificités de la fonction publique .
La ministre l'a confirmé lors de son audition : « nous avons confié à un sous-traitant la mission d' identifier les bonnes pratiques dans d'autres organisations, car nous partions de loin . [...] Nous souhaitions voir comment des organisations beaucoup plus matures que nous en matière de télétravail avaient traité d'enjeux comme le suivi du droit à la déconnexion, l'égalité entre les hommes et les femmes ou le maintien d'un collectif de travail dans la pratique ».
Dès le début de la mission, la DITP insiste sur cette nécessaire conciliation entre les expériences du secteur privé, d'une part, et les spécificités de la fonction publique, d'autre part .
Dans un courriel envoyé à Alixio le 14 septembre 2020, un agent de la DITP écrit ainsi : « nous comprenons que c'est le [manager senior du cabinet] secteur public qui est positionné en lead de la mission. Or, il nous semble opportun que ce soit le [manager senior spécialiste du télétravail] dans la mesure où c'est cette expertise qui nous fait défaut aujourd'hui ». Le manager spécialisé dans le secteur public doit se limiter à « apporter son regard » pour garantir la compatibilité du guide « avec les spécificités du secteur public (enjeu important comme vous le savez) ».
En pratique, cet équilibre est parfois difficile à trouver, comme le démontre l'alerte de la DGAFP en date du 24 septembre 2020 .
Prendre en compte les spécificités du secteur public : l'alerte de la DGAFP du 24 septembre 2020 479 ( * )
Réagissant à une version provisoire du guide sur le télétravail, la DGAFP fait part des remarques suivantes :
- « Impression que le vocable est avant tout manager ; vocable pas suffisamment concret / trop techno , éloigné de la réalité que vivent les agents . Suggestion : revoir les termes “performance” ; “conformité” » ;
- « Modifier la photo de la page 2 : pas [d'ordinateur Apple ] dans l'administration [...] Avez-vous une photo de PC pour remplacement ? » ;
- « Vigilance sur le fait que le [document] soit in fine bien un [document] empreint de [la] “culture du secteur public” ([et pas] transposable à n'importe quelle entreprise, même privée) ; en approfondissant l'échange, on voit que mis à part sur la conformité et les outils, on voit peu où sont les vrais éléments différenciants ».
La DITP et Alixio comprennent l'esprit des remarques de la DGAFP, sans pour autant trouver de solution immédiate : « gardons cela à l'esprit pour la relecture globale [du guide] et voyons par quel genre de “petites touches” on peut en faire effectivement un [document du] secteur public ».
« Pour rajouter de la spécificité », la DITP et Alixio envisagent par exemple de « mettre des photos de “métiers” ou “bâtiments” [avec l'empreinte du] secteur public ».
Il s'agit donc d'adaptations de forme, pas de fond. En pratique, les adaptations de fond pour respecter les spécificités de la fonction publique semblent essentiellement portées par la DGAFP.
III. « TOUT LE MONDE ÉTAIT PERSUADÉ » QUE LE GUIDE AVAIT ÉTÉ RÉDIGÉ PAR LA DGAFP
Le guide du télétravail a bien été présenté aux organisations syndicales , comme l'a confirmé Mme Mylène Jacquot, secrétaire générale de la CFDT fonction publique. Elle indique également que « tout le monde a salué sa qualité » 480 ( * ) .
Plus réservé, M. Luc Farré, secrétaire général de l'UNSA fonction publique, parle d' un « couper/coller des éléments produits » par la DGAFP 481 ( * ) .
En tout état de cause, les représentants syndicaux n'ont jamais été informés de l'intervention du cabinet Alixio, pas plus que le grand public .
Mme Mylène Jacquot s'est ainsi interrogée : « pourquoi ne nous a-t-il pas été précisé [que le guide] avait été élaboré avec le concours d'un cabinet de consultants ? Le coût nous aurait peut-être choqués , certes, mais nous aurions pu en discuter. [...] Tout le monde était persuadé qu'il avait été fait par la DGAFP » 482 ( * ) .
Dès le début de la mission, la DITP a envoyé à Alixio la trame de présentation du Gouvernement pour rédiger ses documents 483 ( * ) .
Le cabinet de conseil ne sera jamais mentionné dans les livrables produits .
* 473 https://www.fonction-publique.gouv.fr/teletravail-et-travail-presentiel-des-idees-pour-discuter-equipe-de-modes-de-fonctionnement .
* 474 Courriel d'un agent de la DITP du 30 septembre 2020.
* 475 Courriel d'un agent de la DITP du 14 septembre 2020.
* 476 Courriel d'un agent de la DITP du 17 décembre 2020.
* 477 Courriel d'un agent de la DITP du 6 octobre 2020.
* 478 Circulaire du 7 octobre 2020 relative au renforcement du télétravail dans la fonction publique de l'État dans le cadre de la crise sanitaire.
* 479 Source : courriel d'un agent de la DITP, faisant part des remarques de la DGAFP.
* 480 Intervention de Mme Mylène Jacquot lors de la table ronde des syndicats de la fonction publique du 9 février 2022.
* 481 Intervention de M. Luc Farré lors de la table ronde précitée.
* 482 Intervention de Mme Mylène Jacquot lors de la table ronde précitée.
* 483 Courriel d'un agent de la DITP du 16 septembre 2020.