B. AMÉLIORER LE SUIVI DU TRAITEMENT DES DEMANDES D'ACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Le nombre et l'ampleur des demandes d'accès à des documents administratifs et la charge qui en résulte pour les administrations sollicitées sont aujourd'hui loin d'être connus.
Le nombre de ces demandes pourrait être en partie réduit par la mise en ligne systématique d'un plus grand nombre de documents, comme proposé ci-après dans le titre II.
Cette politique ne permettrait toutefois pas de répondre aux demandes portant sur les informations nominatives, dont l'accès est réservé aux seuls intéressés et dont la mise en ligne dans des espaces sécurisés 311 ( * ) est complexe et ne peut être que partielle, ni à la communication de dossiers complexes pour la communication desquels il est nécessaire de procéder à des occultations partielles et dont la publication systématique n'apparaît pas nécessairement justifiée.
Il est dès lors indispensable que les administrations publiques et les organismes détenteurs de documents administratifs s'organisent pour être en mesure de communiquer les documents demandés dans des délais raisonnables (1), modulés en fonction de la difficulté de la recherche ou de la reproduction des documents (2), sous la surveillance de la Cada (3).
1. Mieux organiser la prise en compte de la charge induite par la communication des documents dans les administrations
Une meilleure prise en compte par les administrations de l'obligation de communiquer dans l'affectation de leurs moyens permettrait incontestablement de réduire le nombre de demandes d'avis adressées à la Cada quand la question de la communicabilité du document a déjà été tranchée. En s'organisant mieux pour réagir plus rapidement, les administrations ne seraient plus confrontées aussi fréquemment qu'aujourd'hui à des procédures devant la commission, voire devant le juge administratif, ce qui leur permettrait de ne plus avoir à argumenter que sur les cas vraiment litigieux.
Une meilleure visibilité des personnes responsables de l'accès aux documents administratifs (Prada) 312 ( * ) , la prise en compte de cette responsabilité dans la définition de leur charge de travail et de leurs objectifs professionnels, la désignation de correspondants au sein des services, et l'identification de la fonction de communication des documents administratifs dans les organigrammes et les objectifs d'activité des administrations, permettraient tout à la fois d'adapter les ressources consacrées à l'ampleur de l'exercice et de fixer des objectifs raisonnables de délais de traitement des demandes d'accès.
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Recommandation Identifier dans chaque administration les moyens affectés au traitement des demandes de communication de documents administratifs. Renforcer la visibilité des personnes chargées de l'accès aux documents administratifs. Intégrer le traitement des demandes de communication de documents administratifs dans les objectifs d'activité des administrations. |
2. Préciser que le délai de communication est un délai maximum
En pratique, les administrations tendent à considérer que la communication n'est pas une priorité et attendent systématiquement la fin du délai d'un mois fixé par la loi, alors même que la communication de nombre de documents ne soulève pas de difficultés matérielles particulières.
Dès lors, il ne serait sans doute opportun de préciser dans la loi que le délai d'un mois dont dispose l'administration pour procéder à la communication de documents est un délai maximum qui n'est justifié que si la recherche du document ou sa copie ou sa numérisation, ou encore l'extraction de données demandée, présente une difficulté particulière .
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Recommandation Préciser dans la loi que la communication doit être effectuée le plus rapidement possible, et au plus tard dans le délai d'un mois si la recherche du document ou sa copie ou numérisation, ou encore l'extraction de données demandée, présente une difficulté particulière. |
3. Établir un bilan annuel transmis à la Cada
L'obligation de rendre compte et une supervision d'ensemble de la communication des documents administratifs pourraient inciter les administrations à améliorer leurs diligences.
Le dernier alinéa de l'article 44 du décret du 30 décembre 2005 prévoit que la personne responsable de l'accès aux documents administratifs « peut être chargée d'établir un bilan annuel des demandes d'accès aux documents administratifs (...) qu'elle présente à l'autorité qui l'a désignée et dont elle adresse copie à la commission d'accès aux documents administratifs ». En pratique, l'établissement de tels bilans n'apparaît pas habituel alors qu'il permettrait à tout le moins de mesurer le volume des demandes .
Dès lors, il conviendrait de renforcer ce dispositif en lui substituant l'obligation pour chaque administration, collectivité ou organisme auprès duquel le droit d'accès peut être exercé, de tenir un fichier anonyme des demandes de communication, indiquant, pour chaque demande, le nombre et le type de documents demandés, la date de la demande, celle de la communication et les difficultés éventuelles rencontrées (exceptions, saisine de la Cada, contentieux notamment).
Ce bilan, établi dans un cadre prédéfini par la Cada, serait transmis à cette dernière. Il lui permettrait ainsi de poser un diagnostic d'ensemble sur les progrès de l'application de la loi , de procéder à des rappels de l'obligation de communication et des délais, enfin de publier les noms des « mauvais élèves», après avoir recueilli leurs éventuelles observations.
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Recommandation principale n° 2 Pour chaque administration ou organisme auprès duquel peut s'exercer le droit d'accès aux documents administratifs, introduire l'obligation de tenir un fichier anonyme des demandes de communication, indiquant les dates de réception et de réponse ou d'envoi, le type de documents demandés, le cas échéant le motif du refus, le sens de l'avis de la Cada...), et d'établir un bilan annuel de l'accès aux documents administratifs. Prévoir la transmission de ces bilans à la Cada, qui pourra publier la liste des " mauvais élèves " 313 ( * ) , après avoir recueilli leurs observations. |
* 311 Des données fiscales sont ainsi consultables, pour les besoins de l' e -administration, par les seuls intéressés, dans des espaces réservés et sécurisés.
* 312 Leur désignation est prévue par l'article 42 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. Voir supra première partie I § A, 2, a).
* 313 Selon un technique courante dans les pays anglo-saxons dénommée « name and shame », et d'ores et déjà mise en oeuvre par certaines autorités de régulation comme l'autorité des marchés financiers en matière de gouvernance des sociétés cotées.