III. LES SYSTÈMES D'INFORMATION
Le schéma ci-après résume les systèmes d'information utilisés et les principaux flux de données.
A. UNE MULTIPLICITÉ PERSISTANTE
Chaque acteur dispose, pour exercer ses responsabilités, de ses propres applications informatiques.
VISA3 est le système d'information utilisé par le service des pensions pour liquider et concéder les pensions. Les données des pensions concédées sont entreposées dans le système SAGA, accessible en lecture pour tous les acteurs de la chaîne.
Pour préparer les propositions de pension, les ministères employeurs utilisent soit l'application CONDOR 21 ( * ) , mise à leur disposition et maintenue par le service des pensions, soit des systèmes dédiés, tels que PENSION pour le ministère de l'éducation nationale, PIPER 22 ( * ) pour celui de la défense ou MISTRAL pour celui de l'intérieur.
Les données nécessaires à la constitution des dossiers de pension sont, pour partie, issues des systèmes d'information des ressources humaines des ministères employeurs ou de leurs applications de gestion de paye. Elles en sont extraites, puis ressaisies dans les systèmes de préparation des propositions de pension, sauf pour les ministères de l'éducation nationale et de la défense qui ont développé des interfaces d'alimentation 23 ( * ) automatique.
PEZ 24 ( * ) est l'outil des centres régionaux des pensions.
Fragmentation et hétérogénéité continuent de caractériser cet ensemble de traitements informatiques des données et ainsi d'entretenir le cloisonnement des tâches. Il y a là à la fois une entrave à l'efficacité et une source de surcoûts substantiels. En effet, non seulement chaque système d'information requiert une maintenance propre, mais l'entretien et l'évolution des interfaces sont également coûteux.
B. DES TRANSFERTS DE DONNÉES LARGEMENT AUTOMATISÉS
A la différence du constat établi par la Cour en 2003, les transferts d'informations entre les applications situées en amont et en aval de VISA3 sont désormais, pour une large part, automatisés.
En aval, les données de VISA3 sont importées dans PEZ automatiquement. Les agents des CRP ne saisissent plus que les coordonnées bancaires 25 ( * ) du pensionné avant la mise en paiement. Les pièces jointes, en particulier le titre de pension, sont également transférées électroniquement sous format PDF.
En amont, VISA3 est renseigné automatiquement par les données en provenance des applications ministérielles ou de l'application CONDOR. Seuls quelques administrations 26 ( * ) ou établissements 27 ( * ) , qui traitent annuellement un petit nombre de propositions de pension, continuent à transmettre des dossiers papier. Les données sont alors saisies par le bureau des retraites du service des pensions dans VISA3 via CONDOR. En 2006, seul 0,5% des dossiers l'ont été ainsi.
Ces évolutions intervenues au cours des trois ou quatre dernières années en matière d'automatisation et d'échanges de données doivent être soulignées. Elles ont apporté des gains de temps considérables. Elles sécurisent aussi le traitement des données en évitant les erreurs de saisie.
Les transferts automatiques s'accompagnent, de plus, d'une rationalisation des pièces constituant les dossiers papier transmis à l'appui du dossier électronique. Conformément aux dispositions de l'article 28 ( * ) D21- l et -2 du code des pensions civiles et militaires de retraite, issues du décret n° 2003 -1309 du 26 décembre 2003, la règle est désormais d'effectuer le contrôle au vu du seul état des services certifié par le ministère employeur. La présentation au service des pensions des pièces justificatives rassemblées et contrôlées par les ministères employeurs n'est exigée à l'appui de la proposition que dans certaines situations, précisément définies et présentant un risque particulier. C'est le cas pour les droits à majoration ou à bonification ouverts au titre d'enfants non légitimes ou qui n'ont pas atteint l'âge de neuf ans avant le divorce de leurs parents et pour lesquels il y a lieu de prouver, par toutes pièces utiles, que la condition d'éducation, qui conditionne l'ouverture du droit, est remplie.
Il n'en reste pas moins que les documents papier relatifs aux pièces 29 ( * ) essentielles restent transmis parallèlement à l'envoi électronique du dossier. Il s'ensuit des charges de travail et des contraintes d'organisation importantes pour le personnel des services des ministères, tout comme pour ceux du service des pensions, notamment parce qu'il faut que l'envoi des documents papier coïncide avec le début du traitement du dossier par le service. Une organisation méticuleuse et lourde, requérant des moyens importants de manutention et de transport, demeure nécessaire. Ce système de transmission gagnerait à être revu sans tarder, de façon à réduire, sinon supprimer, les échanges papier.
* 21 Pour con stitution des do ssiers de r etraite
* 22 Mis en service en début 2004.
* 23 A partir du système d'information des ressources humaines pour le ministère de l'éducation nationale et à partir du système de paye pour le ministère de la défense.
* 24 Cet outil fait l'objet actuellement d'une évolution, appelée « base unique », imposée essentiellement par un changement de technologie informatique. Sa mise en service, prévue pour 2009, doit permettre une plus grande facilité d'exploitation des données et doit offrir une ergonomie plus moderne.
* 25 A partir de mi-2007, les coordonnées bancaires du pensionné devraient être intégrées automatiquement dans la très grande majorité des cas.
* 26 Par exemple, le bureau E1 de la DGCCRF qui a produit environ 100 dossiers en 2006.
* 27 Par exemple, l'INRIA pour une vingtaine de dossiers en 2006 et l'IFREMER pour moins de 10 dossiers. En revanche, l'INSERM, qui traite plus de 150 propositions de dossiers par année, doit à terme utiliser CONDOR.
* 28 Pour assurer sa mission de contrôle ou en cas de difficulté dans la liquidation de la pension, le service des pensions peut demander communication de tout ou partie des pièces justificatives ayant permis au ministre dont relevait le fonctionnaire ou le militaire d'établir les états constituant le dossier de pension.
* 29 Les pièces qui composent le dossier transmis au service des pensions avec la demande de l'agent sont les suivantes :
- Les EPR 09 A et B, soit le dossier d'examen des droits à pension renseigné ;
- L'EPR 10 ou « déclaration préalable à la concession d'une pension de retraite d'un fonctionnaire de l'état ou d'un militaire », signé du demandeur de la pension avec les justificatifs d'état-civil, de situation familiale, état signalétique des services militaires et éventuellement l'attestation ou non de pécule ou solde de réforme ;
- l'attestation de services effectués ou non en surveillance ;
- l'attestation de non perception ou de perception de la NBI ;
s'il y a lieu :
- l'attestation de bonification d'ancienneté en surveillance ;
- le relevé des autres régimes de retraite ;
- dans des cas spécifiques, quelques pièces supplémentaires tel l'arrêté de radiation des cadres en cas de mise en retraite pour invalidité ou suite à carrière longue.