Les recommandations
Affecter les bonnes compétences au bon endroit
La plupart de ces tâches peut parfaitement être assurée par des agents administratifs seuls et spécialisés. Leur connaissance en bureautique est supérieure à celle reçue par les fonctionnaires de police et les gendarmes.
Parallèlement, il convient de recentrer les agents des forces de sécurité de terrain vers le coeur de métier qui n'est pas le suivi de la correspondance, la gestion des statistiques ou les ressources humaines. Cette tâche doit être dévolue à un autre type de personnel et servir à l'encadrement de terrain comme outil de management.
Illustration en Belgique : gestion de fonctions administratives par du personnel civil 85 ( * )
Les polices fédérales et locales comptent un nombre de plus en plus important de membres du personnel civil. Ce personnel n'a pas de compétences policières dans le pays et effectue des tâches spécialisées dans les domaines les plus diversifiés au sein des structures administratives de la police.
Ces fonctions sont des tâches spécifiques demandant une expérience et une formation particulières telles que l'ingénierie civile ou la programmation, et des fonctions considérées comme « supports » tels que commis - dactylos, comptables, travailleurs sociaux, artisans...
Près de 25 % de l'ensemble des emplois de la police fédérale sont prévus pour des membres du personnel civil. Dans le futur, ce pourcentage devrait encore augmenter.
Illustration aux Etats-Unis : un outil de gestion des correspondances, l'e-Correspondence Tracking and External Contact Management Application 86 ( * )
Cet outil facilite la gestion du courrier en permettant de réduire le temps de réponse aux demandes extérieures aux services de police et en augmentant la transparence du traitement de ces réponses grâce à un système de suivi électronique.
Avec la mise en place de ce nouvel outil, les demandes par courrier sont directement et électroniquement transmises aux personnes responsables dans chaque service. Une fois traitée, la réponse est validée électroniquement par la hiérarchie. Les versions définitives de la réponse sont, en outre, archivées dans l'outil.
D'après les observations de la mission dans les unités de police et de gendarmerie en France, les fonctions dévolues à une gestion par du personnel civil sont justement très chronophages :
§ gestion des ressources humaines,
§ logistique,
§ finance,
§ IT (maintenance, développement, gestion de parc informatique),
§ formation professionnelle.
Récapitulatif des recommandations
Basées sur les bonnes pratiques observées et les propositions pragmatiques proposées par les nombreux interlocuteurs rencontrés, les recommandations sont classées en deux catégories, conformément aux deux volets prévus par l'audit : l'organisation et les processus d'une part ; les systèmes d'information d'autre part.
|
Organisation et processus |
|
§ Définir une nomenclature précise des tâches que l'on considère comme administrative (travailler avec des acteurs du terrain) § Attribuer des tâches administratives à des agents administratifs spécialisés |
|
Systèmes d'information |
|
§ Implanter un outil de gestion du courrier |
* 85 Cet exemple est développé en annexes.
* 86 Cet exemple est développé en annexes.