La préparation du repliement
Dès le 16 décembre 1938, une instruction ministérielle prévoit que le Sénat, en cas de repliement, s'installera à Tours. Le chef du secrétariat général de la Présidence reçoit mission de se rendre sur place pour prendre, avec les autorités locales, toutes les mesures utiles à l'installation éventuelle du Sénat.
Il s'y rend le 4 septembre 1939, au lendemain de la déclaration de guerre, accompagné de l'architecte en chef du Sénat, qui, résidant depuis plusieurs semaines déjà en Indre-et-Loire, était venu soumettre aux Questeurs les plans d'installation de la Haute Assemblée et de ses services à l'Hôtel de Ville et au lycée Descartes. D'abord surpris par une demande de réquisition selon lui inconciliable avec la déclaration faite par le Gouvernement de rester à Paris, le préfet d'Indre-et-Loire s'incline et informe l'inspecteur d'académie et le maire de Tours.
L'aménagement des locaux
Dix salles de classe sont réquisitionnées au lycée Descartes ; toutes meublées, et certaines disposées en gradins, elles font l'objet des travaux nécessaires à leur subdivision en 30 pièces destinées à accueillir les services administratifs, le cabinet des Questeurs et la bibliothèque.
Les objections du maire de Tours rendent plus difficile la réquisition des locaux de l'Hôtel de Ville, car il faut concilier les besoins du Sénat et les nécessités de l'administration municipale. Si l'installation et l'ameublement de la salle des séances (dans la salle des fêtes) et des services législatifs, au premier étage, ne posent pas de problème, il n'en est pas de même à l'entresol où les services délogés de l'architecture et de la voirie de la ville tardent à laisser la place et font traîner l'exécution des travaux nécessaires à l'aménagement de la buvette, de la poste, du téléphone et des lavabos. La tribune présidentielle, les pupitres et les fauteuils des sénateurs sont enlevés de la salle des séances du Parlement à Versailles et réinstallés à l'Hôtel de Ville.
Le personnel
Les résidences des dignitaires du Sénat et des secrétaires généraux sont fixées à Fondettes, près de Tours. Des appartements sont réservés au château de la Plaine pour le Président et sa famille. Le logement des fonctionnaires et de leurs familles se révèle plus problématique et fait l'objet d'un litige entre le préfet et le maire de Tours, qui sont partisans d'une affectation à Fondettes pour le plus grand nombre, et le Sénat, qui souhaite voir loger son personnel à Tours, les bureaux étant installés au lycée Descartes.
Le chef du secrétariat général de la Présidence reçoit la tâche difficile de répartir, suivant des avis divergents, un personnel dont la liste fait en outre l'objet de modifications. Il mène à bien la reconnaissance des logements réservés, à Fondettes, aux personnels de la Présidence, du cabinet et du secrétariat général de la Présidence, soit 23 fonctionnaires et agents, dont le nombre est porté à 84 avec leurs familles, mais se heurte à l'opposition du maire de Tours pour le logement des autres effectifs.
Après l'intervention de la Questure auprès du préfet d'Indre-et-Loire et du maire de Tours, 230 chambres sont réquisitionnées dans les hôtels de la ville pour les sénateurs ainsi que des logements pour les membres du personnel et leurs familles qui permettent d'accueillir 180 personnes.
Le fonds de la bibliothèque
Dans une lettre du 2 mars 1939 au secrétaire général de la Questure, le bibliothécaire en chef du Sénat, Gustave Hirschfeld(1), énumère les dispositions à prendre pour assurer la sauvegarde du fonds : évacuation des ouvrages précieux en province, où ils seront réceptionnés par le conservateur de la Bibliothèque nationale ; conservation de la collection de médailles dans le coffre-fort de la Trésorerie ; prise en charge, par le secrétariat général de la Présidence, des pièces relatives aux réunions des comités secrets pendant la guerre de 1914-1918.
Fin mai 1940, le bibliothécaire envisage l'évacuation d'une autre partie du fonds: la collection du Moniteur universel et du Journal officiel ainsi que les collections de procès-verbaux, débats et impressions des assemblées depuis l'origine. En juin, huit caisses contenant principalement des ouvrages pratiques (annales du Sénat et de la Chambre des députés, collection Duvergier et Dalloz), ainsi que des dossiers biographiques provenant des archives, sont acheminés à Tours et entreposés au lycée Descartes
Les dispositions pratiques
Dès septembre 1939, le secrétariat général de la Questure demande à chaque service de lui faire connaître la liste des membres du personnel et de leurs familles dont le repliement est à envisager. Il enjoint également les services de prévoir une évacuation partielle du matériel strictement nécessaire à leur fonctionnement et les prie de préparer, à cette fin, des caisses avant le 23 septembre.
Le transport par chemin de fer de 300 personnes est prévu. Elles devront se contenter de bagages à main, le fourgon à bagages étant réservé au matériel de travail urgent. Les fonctionnaires sont avisés qu'ils devront apporter leur linge, et des couvertures, car il a été demandé à la population de Tours de céder les siennes pour les besoins de l'armée. Plusieurs tonnes de matériel seront acheminées par la route. Un train parlementaire de 700 places est également prévu. Le délai d'exécution du plan de transport arrêté avec le ministère des travaux publics est fixé à 48 heures, l'ordre de repliement devant donc être donné par le Gouvernement à « J-3 ». Des dispositions sont prises pour le paiement des fonctionnaires en cas de repliement. Fin mai 1940, le Président du Sénat confie au chef du secrétariat général de la Présidence la mission « d'assurer la conservation du Palais du Sénat en cas de transfert hors de Paris du siège des pouvoirs publics ».