4. La lente dématérialisation de la transmission des actes : l'application ACTES
La productivité des services en charge du contrôle de légalité se trouve fortement pénalisée par les taches de manutention qui s'attachent à la réception, au rangement, au traitement... des actes adressés par les collectivités territoriales. Afin d'avoir un ordre de grandeur et de mieux apprécier cette donnée, il n'est pas inutile de rappeler qu'une préfecture de la taille de celle des Alpes maritimes traite plus de cent mille actes par an (délibérations...).
Dès lors, la démarche de modernisation du contrôle de légalité passe également par la dématérialisation des actes afin de réaliser des gains de productivité pouvant être substantiels. Tel est l'objectif de l'application ACTES . Cette application consiste à la fois à :
- permettre aux collectivités territoriales le souhaitant de transmettre par voie électronique, au représentant de l'Etat, leurs actes soumis au contrôle de légalité ;
- mettre à la disposition des équipes chargées de ce contrôle dans les préfectures, les sous-préfectures et le cas échéant le SGAR, une application offrant un suivi dématérialisé de ce contrôle.
Toutes les préfectures sont désormais reliées à ACTES, tandis que 7 084 collectivités territoriales y sont raccordées.
Certes, le nombre d'actes télétransmis progresse de manière continue, passant de 336 885 en 2008 à 598 163 en 2009. Ainsi, selon le RAP pour 2009 de la mission « Administration générale et territoriale de l'Etat », le taux d'actes télétransmis par l'application ACTES atteint-il 10 % en 2009 (contre 5,37 % en 2008 et 2,36 % en 2007).
On peut cependant regretter un résultat d'ensemble encore très en deçà des espérances : 10 % seulement des actes sont télétransmis . Par ailleurs, il convient d'observer que bien souvent les collectivités territoriales les plus en pointe sur ACTES se classent parmi les plus importantes en taille. Les collectivités de taille plus modeste restent souvent en queue de peloton concernant le raccordement à ACTES et son utilisation.
La future entrée en application d' une déclinaison d'ACTES spécifiquement dédiée aux actes budgétaires pourrait toutefois permettre d'accroître substantiellement ce taux, en levant les difficultés actuelles de transmission concernant les documents informatiques les plus volumineux (avec de nombreuses annexes par exemple).