Vers un état civil moderne et respectueux de la dignité des citoyens

C. UNE SITUATION ALARMANTE

La situation du service est alarmante. Désorganisé, il accuse des retards inadmissibles pour nos concitoyens dans le traitement des demandes et a été contraint de limiter l'accueil téléphonique des usagers.

1. Un service désorganisé

Le surcroît considérable d'activité a contraint les rédacteurs à se détourner de leur mission initiale (analyse et rédaction des décisions) pour se consacrer à diverses tâches matérielles (enregistrement, dactylographie, recherche de précédents...).

Leur nombre était de 14 au mois d'avril 2007 : 11 greffiers en chef, y compris le directeur de greffe, et 3 greffiers. Bien évidemment les projets de décision préparés par les greffiers sont relus et signés par des greffiers en chef, seuls compétents en la matière.

Dans le but de favoriser la polyvalence des rédacteurs et de ne pas créer de problèmes de répartition supplémentaires, liés aux absences, le directeur de greffe n'a pas souhaité organiser une spécialisation par pays d'origine. Une répartition quotidienne des courriers reçus par rédacteur désigné à l'avance a donc été mise en place depuis le mois de septembre 2005.

Faute de temps, le service se trouve démuni pour assurer la formation de ces agents et a été contraint de renoncer à l'idée de procéder à un enregistrement informatique sommaire de tous les dossiers reçus au jour le jour, qui eût permis d'avoir la trace informatique de l'ensemble des demandes.

2. Des retards inadmissibles

Le stock des dossiers en attente de traitement ne cesse d'augmenter.

Etat récapitulatif du retard

Nature de la tâche	Nombre	Ancienneté
Préalables non enregistrés et non traités (estimation au 31 janvier 2007)	5.674	Janvier 2006
Préalables traités en attente d'enregistrement (estimation au 8 février 2007)	2.183	Septembre 2006
Dossiers au fond non enregistrés et non traités (estimation au 31 janvier 2007)	7.943	Janvier 2006
Dossiers au fond examinés par les rédacteurs, en attente d'enregistrement (estimation au 31 janvier 2007)	630	Novembre 2006
Pièces complémentaires à classer (estimation au 8 février 2007)	3.300	20 décembre 2006
Dactylographie des décisions (estimation au 6 avril 2007)	328	Indéterminée
Notification des décisions	A jour

Source : rapport de la mission d'inspection des greffes.

Actuellement, le délai minimum pour obtenir un certificat est de l'ordre de 14 à 18 mois sauf si des investigations plus poussées sont nécessaires ou si des pièces complémentaires sont exigées. Or, rappelons-le, ce document est nécessaire pour obtenir une carte nationale d'identité, un passeport ou se présenter à un concours de la fonction publique !