Question de M. DÉTRAIGNE Yves (Marne - UDI-UC) publiée le 26/06/2014
M. Yves Détraigne attire l'attention de M. le ministre de l'intérieur sur la question des archives communales suite au renouvellement des conseils municipaux.
Ainsi, à chaque changement ou renouvellement de municipalité, l'article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 énonce que le maire doit établir un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d'un état sommaire, appelé récolement, en trois exemplaires.
Les deux documents doivent être cosignés par le maire sortant et le maire entrant, ce récolement réglementaire équivalant à un transfert de responsabilités en cas de perte éventuelle de documents.
Ainsi que l'indique la circulaire préfectorale du 19 novembre 2013 qui a été envoyée dans toutes les mairies, même si le maire sortant a été réélu, il convient d'établir ces documents dès lors que l'équipe municipale a été modifiée. Dans ce cas, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu.
Au regard du « choc de simplification » prôné par le Gouvernement et du caractère incompréhensible de cette procédure lorsqu'un maire se succède à lui-même, il lui demande de quelle manière il entend mettre fin à cette évidente lourdeur administrative.
- page 1504
Transmise au Ministère de l'intérieur
Réponse du Ministère de l'intérieur publiée le 04/12/2014
L'article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales dispose qu'« un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, appuyé sur un récolement sommaire ou détaillé, est établi après chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité ». Afin d'adapter ce récolement aux différents résultats des élections communales, les obligations pesant sur un maire réélu ou sur un maire nouvellement élu ne sont pas les mêmes. L'article 62 de cet arrêté prévoit que, en cas de réélection, ce procès-verbal n'a pas vocation à être exhaustif mais doit être sommaire, afin de recenser les documents les plus importants archivés par les communes. En revanche, dans les autres situations, il doit être plus détaillé. En outre, cette procédure revêt un double intérêt. Tout d'abord, elle est l'occasion d'examiner la situation des archives communales, tant pour le responsable des archives de la commune que pour le maire, qui est responsable civilement et pénalement de la bonne conservation des archives de sa commune. Ensuite, indépendamment de la personne élue à la tête de l'exécutif de la commune, ce récolement permet d'améliorer le contrôle scientifique et technique exercé au nom de l'État par le service départemental d'archives. Au regard de ces intérêts, il n'est pas envisagé de revoir cette procédure.
- page 2702
Page mise à jour le