Question de M. GUENÉ Charles (Haute-Marne - UMP) publiée le 09/05/2013
M. Charles Guené attire l'attention de Mme la garde des sceaux, ministre de la justice, sur l'application du décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales, et de sa circulaire d'application (IOCB 1032174C) en date du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements.
Il rappelle qu'une note, du 18 octobre 2011, du directeur des archives de France, s'appuyant sur cette circulaire, indique que la reliure exigée pour les registres de délibérations est une « reliure traditionnelle cousue, confectionnée à partir de matériaux neutres et stables dans le temps », comme pour les registres d'état civil, et précise que les reliures par serrage n'offrent pas les garanties de conservation requises et ne sont donc pas autorisées.
Il lui expose, qu'actuellement, les communes font l'objet d'un démarchage très actif de la part de sociétés commerciales, afin de leur vendre des reliures réalisées par pressage/serrage, ne correspondant donc pas aux exigences techniques de la circulaire. Ainsi, en Haute-Marne, l'une de ces sociétés s'appuie-t-elle sur un courrier du procureur du ressort du tribunal de grande instance, laissant entendre que les machines utilisées répondent aux prescriptions de l'instruction générale de l'état civil pour la reliure des registres prévoyant que « les registres reliés préalablement à leur mise en service sont en général brochés et pourvus d'une couverture provisoire ; les registres peuvent toutefois recevoir une reliure définitive avant leur mise en service».
Dans ce contexte d'imprécision, devant le risque, pour les communes, de contrevenir aux dispositions règlementaires et afin de prévenir tout contentieux, il apparaît indispensable et urgent d'apporter aux maires une définition technique claire, comme l'a souhaité le directeur des archives de France.
Il lui demande, en conséquence, les dispositions qu'elle entend prendre à cet effet.
- page 1477
Transmise au Ministère de la justice
Réponse du Ministère de la justice publiée le 29/05/2014
Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales ainsi que la circulaire (n° NOR : IOCB 1032174C) du 14 décembre 2010 et la note d'information du service interministériel des Archives de France du 18 octobre 2011 ne concernent que les registres communaux des délibérations du conseil municipal et décisions ou arrêtés du maire. Ces dispositions ne sont donc pas applicables aux registres des actes de l'état civil, dont la tenue relève exclusivement des dispositions du décret n° 62-921 du 3 août 1962. Celui-ci pose en son article 1er l'exigence d'une reliure en registre des actes de l'état civil établis sur feuilles mobiles. L'arrêté du 24 septembre 1962 modifié relatif à la tenue de l'état civil sur feuilles mobiles en mairie précise par ailleurs que les actes sont préalablement reliés de manière provisoire avant toute reliure définitive généralement opérée lors de la clôture annuelle des registres. Les paragraphes 34 et suivants de l'Instruction générale relative à l'état civil précisent les conditions de confection et de la tenue des registres des actes de l'état civil. Ainsi les classeurs provisoires destinées à recevoir les actes de l'état civil « doivent être conçus de telles sortes que les feuilles ne puissent aisément s'en échapper et que le système de fermeture ne détériore pas les feuilles qui y sont placées et ne risque pas de rendre plus difficile la reliure définitive ». L'instruction précitée poursuit en recommandant l'emploi d'une reliure définitive permettant de garantir la solidité et la durabilité des registres. Dès lors, si des offres commerciales proposent des reliures utilisant la technique du « pressage/serrage » dont il n'est pas certain qu'elles garantissent une reliure définitive, il conviendrait de ne pas y donner suite. Dans le cadre de la révision de l'instruction générale relative à l'état civil, actuellement en cours à la Chancellerie, les qualités requises tant pour la reliure définitive que pour les classeurs provisoires spécifiques aux actes de l'état civil seront à cet égard davantage précisées.
- page 1273
Page mise à jour le