Question de M. MASSON Jean Louis (Moselle - NI) publiée le 04/11/2004
M. Jean-Louis Masson attire l'attention de M. le ministre de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales sur le fait que sa question écrite n° 13416 du 5 août 2004 n'a toujours pas obtenu de réponse, bien que le délai réglementaire de deux mois eût été écoulé. Il lui renouvelle donc cette question, qui était libellée comme suit : " M. Jean-Louis Masson attire l'attention de M. le ministre de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales sur le fait que souvent des particuliers, des caisses de retraite ou des sociétés de recouvrement de créances demandent aux communes de leur communiquer des renseignements contenus dans les fichiers municipaux et concernant tel ou tel habitant. Il souhaiterait qu'il lui indique si les communes sont tenues de répondre à ces demandes, d'une part, lorsqu'elles sont formulées par écrit mais sans que l'organisme en cause fournisse d'enveloppe pour la réponse ou, d'autre part, si ces demandes sont seulement formulées par téléphone. "
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Réponse du Ministère de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales publiée le 16/12/2004
Les particuliers, les caisses de retraite ou des sociétés privées, comme les organismes de recouvrement de créances ou de crédit, ne sont pas juridiquement fondés à obtenir communication de renseignements nominatifs contenus dans les fichiers municipaux. S'agissant de l'état civil, les copies ou extraits d'actes d'état civil peuvent toutefois être obtenus dans les conditions fixées par l'instruction générale de l'état civil. Il doit s'agir d'une demande ponctuelle sur une personne identifiée et non d'une demande de consultation de l'ensemble d'un registre ou de copies d'actes de toutes les personnes y figurant. Seule la consultation des registres de l'état civil datant de plus de cent ans est libre (article 7-3 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives). Par ailleurs, les mairies ne peuvent, pour les renseignements des tiers autorisés, notamment les services du ministère de l'économie et des finances, constituer des fichiers ou collecter systématiquement et de manière préventive des informations. Seules les informations figurant déjà dans les fichiers détenus par les mairies peuvent être communiquées aux tiers autorisés. En outre, l'exercice du droit de communication sur place ne peut se traduire par un accès à tout un fichier. Enfin dans la mesure où les demandes de renseignements devraient rester exceptionnelles, il n'est pas nécessaire que les personnels chargés de répondre à ces demandes bénéficient d'accès permanent aux fichiers municipaux. Les fichiers des centres communaux d'action sociale (CCAS) ne peuvent être utilisés pour répondre à des demandes de renseignements adressées aux communes. En revanche, les CCAS peuvent être sollicités, de manière particulière, conformément aux dispositions sur le droit de communication. Le Trésor public peut demander à la mairie, en sa qualité d'ordonnateur, de préciser les indications fournies sur les débiteurs de la commune et, à ce titre, celle-ci doit pouvoir faire des recherches complémentaires. Mais, il ne s'agit pas de l'exercice d'un droit de communication au profit du Trésor public. Par ailleurs, aucune loi n'impose aux communes de diligenter des enquêtes à la demande d'administrations (notamment du Trésor), même qualifiées de tiers autorisés. Aux termes de la loi " informatique et libertés " du 6 janvier 1978 (articles 19 et 29), les informations nominatives figurant dans un fichier ne peuvent être communiquées qu'aux destinataires énumérés dans le dossier de demande d'avis ou la norme simplifiée de référence et aux tiers autorisés par la loi. Même pour ces derniers, la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) considère que les organismes autorisés par la loi à exercer un droit de communication (les tiers autorisés) ne doivent faire appel aux services des communes que de façon subsidiaire, c'est-à-dire seulement si leur propre recherche est restée infructueuse. La communication à un tiers de renseignements sur un administré ne peut être qu'exceptionnelle et que si un texte législatif autorise le demandeur à solliciter la commune. En outre, la demande doit être ponctuelle et écrite, elle doit préciser le texte législatif sur lequel elle se fonde, et ne concerner qu'une personne nommément désignée, sans jamais porter sur un fichier ou une partie d'un fichier. Les demandes de renseignements et les réponses ne peuvent être conservées, éventuellement, qu'aux fins de suivi et d'archivage des demandes traitées Le traitement des données n'a pas à donner lieu à la constitution ou à l'alimentation d'un fichier nominatif.
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