Question de M. SOUVET Louis (Doubs - RPR) publiée le 08/02/2001
M. Louis Souvet attire l'attention de M. le ministre de la fonction publique et de la réforme de l'Etat sur les conditions de mise en oeuvre de la loi nº 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux Droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et, plus particulièrement, sur le titre II " Des dispositions relatives aux relations des citoyens avec les administrations. - Chapitre Ier - ". Les dispositions relatives à l'amélioration des procédures administratives précisent dans l'article 16 de la présente loi que " toute personne tenue de respecter une date limite ou un délai pour présenter une demande, déposer une déclaration, exécuter un paiement ou produire un document auprès d'une autorité administrative peut satisfaire à cette obligation au plus tard à la date prescrite au moyen d'un envoi postal, le cachet de la poste faisant foi, ou d'un procédé télématique ou informatique homologué permettant de certifier la date d'envoi... ". Compte tenu du nombre de courriers concernés, notamment pour les envois postaux, les collectivités seront rapidement confrontées à des difficultés d'archivage des enveloppes pendant le délai réglementaire. Il demande si, pour conserver une trace certifiant la date d'envoi par un usager d'une requête auprès de l'organisme public, la seule possibilité consiste à conserver tous les originaux de chaque enveloppe reçue ou si d'autres solutions peuvent être envisagées. Dans ce cas, quelles en seraient les modalités de mise en oeuvre ?
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Réponse du ministère : Fonction publique publiée le 31/05/2001
Réponse. - L'article 16 de la loi nº 2000-321 du 12 avril 2000 relatif au envois postaux ne fait que généraliser une pratique déjà courante au sein de l'administration française, bien que sujette à quelques exceptions comme dans le cas de certaines organismes sociaux. Le stockage des enveloppes pendant le délai réglementaire concerne l'ensemble des autorités administratives comme définies à l'article 1er de la loi du 12 avril 2000, à savoir " les administrations de l'Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics à caractère administratif, les organismes de sécurité sociale et les autres organismes chargés de la gestion d'un service public administratif ". Afin de prouver le respect de la date d'envoi postal, les autorités administratives se doivent de conserver les enveloppes comportant le cachet de la poste qui fait foi en l'occurrence. Une seule exception est envisageable en ce qui concerne les envois postaux avec accusé de réception : en effet, dans ce cas de figure, seul le récépissé sera conservé par l'autorité réceptrice. Les problèmes d'archivage ne seront que relatifs, puisque ceux-ci dépendront du nombre de demandes, soumises à obligation de respecter un délai, adressées aux différentes autorités concernées, ce nombre étant lui-même proportionnel à leur taille. Notamment, les petites collectivités territoriales ne devraient pas être confrontées à un flux important de demandes, tandis que les organismes plus conséquents disposent, eux, de moyens d'archivage permettant de faire face à une recrudescence d'envois postaux à archiver et à stocker. De plus, l'article 16 prévoyant la possibilité pour les usagers d'avoir recours à un procédé télématique ou informatique homologué permettant de certifier la date d'envoi, il y a fort à penser que le nombre de demandes ou de déclarations faites à l'aide de ces moyens sera croissant, réduisant par là même le volume d'enveloppes à conserver et à stocker.
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