II. DES MODALITÉS DE SÉLECTION ET DE SUIVI DES PROJETS QUI RESTENT PERFECTIBLES
A. LE LANCEMENT DES APPELS À PROJETS : UN CALENDRIER TRÈS CONTRAINT QUI LAISSE PEU DE TEMPS POUR RÉPONDRE ET POUR INSTRUIRE
1. Une communication tardive qui impose une préparation en amont des dossiers
À partir des orientations de la circulaire annuelle, les préfets et hauts commissaires définissent les thématiques prioritaires pour chaque territoire, qui constituent le cadre de l'appel à projets conduisant, in fine , à la sélection des opérations qui bénéficieront d'une subvention du FEI.
Le lancement et la communication des appels à projets 38 ( * ) sont ensuite réalisés au niveau déconcentré, par les préfets et hauts commissaires, à la suite de la réception de la circulaire.
Cette communication prend essentiellement deux formes :
- une publication sur le site internet de la préfecture ;
- une information directe des collectivités à l'adresse des cabinets et/ou des référents techniques.
En Martinique, un guichet unique dématérialisé de demandes de subventions a été mis en place sur lequel des dossiers peuvent être déposés toute l'année en prévision de la campagne FEI.
Malgré une communication large visant à sensibiliser le plus grand nombre de collectivités, les délais entre la publication de la circulaire et la date limite pour présenter les dossiers à la DGOM sont extrêmement courts et permettent de déposer uniquement des dossiers prêts en amont.
En effet, pour 2021, la circulaire a été publiée le 9 novembre 2020, les demandes de subventions devaient être examinées en décembre pour une remontée des propositions des représentants de l'État le 31 décembre 2020 au plus tard à la DGOM. En 2022, la note est parue le 1 er décembre, date à laquelle la nouvelle plateforme dématérialisée de dépôt des demandes (Subventia) a été ouverte aux porteurs de projets. Ces derniers avaient jusqu'au 31 décembre pour déposer leur demande et les services de l'État avaient ensuite jusqu'au 1 er février pour transmettre leur note avec la liste des projets pré sélectionnés.
Il résulte de ce calendrier que les collectivités n'ont que 3 à 4 semaines pour déposer leur demande de financement. De même, les services de l'État disposent d'un mois pour instruire les dossiers, les prioriser et opérer une première sélection à remonter au ministre.
Face à ces contraintes calendaires déjà existantes en 2016, les rapporteurs spéciaux avaient, dans leur précédent rapport, recommandé « de compléter le décret du 30 décembre 2009 en fixant, d'une part, la date limite à laquelle la liste des opérations sélectionnées par le ministre chargé de l'outre-mer doit être rendue publique et, d'autre part, la date limite à laquelle les représentants de l'État doivent faire parvenir au ministère la liste des deux thèmes prioritaires retenus pour leur territoire afin de permettre aux collectivités territoriales de préparer plus en amont leurs dossiers de candidature ». La DGOM a exprimé son désaccord avec cette recommandation estimant qu'il serait inopportun de prévoir une échéance réglementaire qui viendrait limiter la souplesse actuelle.
Dans ce contexte, il parait cependant indispensable aux rapporteurs spéciaux de desserrer ce calendrier qui ne permet pas un processus de sélection dans des conditions optimales mais également de l'avancer afin que la décision définitive intervienne en début d'année ce qui permettrait aux collectivités d'intégrer les projets financés dans le budget présenté au vote des organes délibérants.
Recommandation n° 5 : Prévoir un délai de trois mois minimum (contre deux en moyenne actuellement) entre la publication de la circulaire annuelle et la date limite de remontée des dossiers présélectionnés par les préfectures et hauts commissariats.
SUBVENTIA
Le ministère des outre-mer a ouvert le 1 er décembre 2021 une plateforme de transmission dématérialisée des dossiers de demande de subventions dans le cadre du FEI, dénommée SUBVENTIA.
Cette dématérialisation, qui s'inscrit dans le cadre de la transformation numérique des services de l'État, vise à faciliter le dépôt des dossiers en ligne par les porteurs de projets et leur instruction par les services de l'État.
Les demandeurs peuvent y trouver toutes les informations concernant les projets financés par le FEI, notamment les documents relatifs aux projets à financer, leur instruction, la décision d'attribution et y déposent leurs dossiers, justificatifs compris, attestant de l'avancement physique, du degré d'avancement financier de l'opération et de sa réalisation.
La base de données ainsi constituée est accessible tant par les équipes des préfectures et hauts commissariats que par l'administration centrale.
SUBVENTIA a pour objectif de faciliter les dépôts de dossiers, ainsi que leur instruction par les différents services de l'État, en supprimant les transferts de pièces administratives et en améliorant le service rendu.
Par ailleurs, les informations ainsi collectées permettront un suivi plus précis des opérations, notamment en alimentant plus systématiquement des tableaux de bord et des synthèses.
À noter que certains territoires (exemple : Martinique) disposaient déjà, avant l'ouverture de SUBVENTIA, d'un guichet unique dématérialisé des demandes de subventions sur lequel les collectivités pouvaient, tout au long de l'année, déposer leurs dossiers.
2. Une instruction limitée des dossiers en raison du calendrier contraint
Dans le cadre de comités locaux de programmation réunissant, sous l'autorité du représentant de l'État, les services techniques et financiers de l'État ainsi que les opérateurs de l'État concernés, un premier tri des dossiers de candidature est effectué.
La liste des propositions d'opérations susceptibles de bénéficier du FEI est ensuite transmise au ministère des outre-mer, classées par ordre de priorité « au regard des besoins de chacun des territoires concernés, et de l'impact attendu des projets en termes de développement économique et social, de préservation de l'environnement et de développement durable et de promotion des énergies renouvelables ».
Cette liste est accompagnée d'une note explicative par territoire, rédigée par les services déconcentrés de l'État, précisant pour chaque opération : l'objet et l'impact attendu, le coût prévisionnel global et le montant de la subvention sollicitée, le plan de financement prévisionnel (cofinancements) et, le cas échéant, les décisions accordant les autres aides, et l'échéancier de réalisation.
Toutefois, au regard, d'une part, des courts délais laissés entre la date limite de dépôt des dossiers et la date limite de renvoi de la liste établie à la DGOM et, d'autre part, du nombre de dossiers déposés (environ 300 en 2022) le travail d'instruction est, de fait, limité d'où la nécessité de contacts réguliers en amont entre les préfectures et les élus.
De surcroit, les dossiers, en application de l'article 2 du décret n°2009-1776, sont constitués des documents suivants ce qui nécessite un temps certain d'analyse des pièces :
- une présentation décrivant le contexte local, les effets attendus des projets ;
- le programme détaillé des travaux ;
- le calendrier de réalisation ;
- le justificatif de maîtrise foncière, et le plan cadastral, tout document d'urbanisme ;
- la délibération relative au plan de financement ;
- les autorisations d'engagement de travaux, au besoin ;
- en cas de cofinancement, les dépôts de demande.
En revanche, aucune étude d'impact n'est préalablement requise (cf. infra ).
* 38 Le rapport relatif au FEI publié en 2016 préconisait de « rappeler systématiquement dans la circulaire transmise chaque année aux préfets et hauts commissaires l'obligation de lancer un appel à projets auprès de l'ensemble des collectivités territoriales de leur DOM ou COM afin de permettre à un plus grand nombre de collectivités territoriales de présenter des projets », ce qui a été mis en oeuvre dans les circulaires annuelles.