III. SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE LA CVFS SUR LES EXERCICES 2016 ET 2017
Au début de l'exercice 2018, 18 recommandations générales émises en 2016 (11) et 2017 (7) restaient à mettre en oeuvre ou ne l'avaient été que partiellement.
Au terme du contrôle réalisée par la CVFS, 9 recommandations générales peuvent être clôturées : 7 ont été mises en oeuvre, une est considérée comme satisfaite même si le résultat de la réflexion engagée ne va pas dans le sens recommandé) et une a été remplacée par une recommandation nouvelle plus précise :
- inviter les services à définir plus précisément leur trésorerie immobilisée et gagée afin de fixer le montant de leur dotation en fonds spéciaux à un niveau correspondant à leur besoin réel ( recommandation générale n° 16.01 ) ;
- mieux définir les besoins des services en fonds spéciaux afin d'éviter des réintégrations trop importantes de crédits non consommés d'un exercice sur l'autre ( recommandation générale n° 16.04 ) ;
- constituer un groupe de travail sur les modalités de conservation et d'archivage des comptabilités en fonds spéciaux, incluant le sujet de la dématérialisation, afin d'homogénéiser des pratiques actuellement très différentes d'un service à l'autre ( recommandation générale n° 16.11 ) ;
- rappeler aux services bénéficiaires l'obligation d'informer systématiquement la CVFS de toute anomalie constatée dans la gestion des fonds spéciaux ( recommandation générale n° 17.02) ;
- ***** (recommandation générale n° 17.06) et définir un cadre commun sur la définition et la mise en oeuvre de règles minimales de démarquage communes à l'ensemble des services ( recommandation générale n° 16.06 ) ;
- renforcer les fonctions du CNRLT en matière de pilotage global des fonds spéciaux : identification des besoins, coordination, évaluation et suivi des recommandations de la CVFS ( recommandation générale n° 17.07).
Une recommandation peut être clôturée car elle a fait l'objet d'une étude par le rapport de l'ISR et d'une décision du cabinet du Premier ministre, même si elle n'a pas été suivie : assouplir l'exigence de production de pièces justificatives pour les menues dépenses dont le montant est laissé à l'appréciation des services ( recommandation générale n° 16.10 ).
Enfin, une recommandation générale a fait l'objet d'une rédaction plus précise. Au vu des évolutions des structures et des besoins, requestionner le périmètre des services éligibles aux fonds spéciaux (recommandation générale n° 17.01, remplacée par la recommandation générale n° 4).
Restent ouvertes au titre du contrôle des exercices 2016 et 2017, 9 recommandations :
- l'exclusion des fonds spéciaux de l'assiette du calcul de la réserve de précaution du programme 129 ( recommandation générale n° 16.02 ) ;
- ***** ( recommandation générale n° 16.05 ) ;
- constituer un groupe de travail sur les possibilités de démarquage existantes dans le logiciel Chorus ( recommandation générale n° 16.07 ) ;
- augmenter la dotation en fonds normaux à due proportion des montants transférés en fonds spéciaux ( recommandation générale n° 16.09) ;
- renforcer et formaliser les environnements de contrôle interne - en particulier dans les services bénéficiant d'une augmentation significative de leur dotation en fonds spéciaux - et établir à l'attention de la CVFS une synthèse documentée sur les contrôles mis en oeuvre et leurs résultats ( recommandation générale n° 16.1 3) ;
- engager une réflexion sur un renforcement des moyens de contrôle et des ressources humaines mis à la disposition de la CVFS en termes d'expertise et de connaissance des services spécialisés de renseignement ( recommandation générale n°16.16 ) ;
- définir des principes et des outils communs à l'ensemble des services spécialisés de renseignement s'agissant du contrôle interne de la gestion des sources : turn over régulier des agents, élaboration d'indicateurs au niveau central, séparation des fonctions de gestion et de contrôle, etc. (recommandation générale n° 17.03) ;
- encourager la mise en place d'un travail interservices pour définir un cadre de mutualisation en matière d'acquisitions techniques et expertiser les outils de mutualisation les plus appropriés : ***** (recommandation générale n° 17.04) ;
- ***** (recommandation générale n° 17.05).
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Délibéré par la commission de vérification des fonds spéciaux lors de sa réunion du 17 décembre 2019.